Helintegreret udbudsværktøj
Hvordan synliggøres de indgåede leverandøraftaler? Hvordan sikres, at de er tilgængelige for mødeplanlæggere når de skal bruge dem?
Det er en klassisk udfordring, som Meeting Manager-systemet håndterer nemt og effektivt. Fra udbudsmodulet uploades dine aftaler med information om priser og vilkår, så det findes direkte i søgesystemet til mødeplanlæggerne.
Det sikrer bedre udnyttelse af indgåede aftaler og mindre indkøb udenfor aftaler.
Alle dine priser vil være tilgængelige dér hvor de behøves, eksempelvis når mødeplanlæggeren søger efter mødesteder eller arbejder med sine tilbud:
Hele processen understøttes af systemets udbudsmodul og er stærkt fleksibel. Løsningen understøtter blandt andet:
- Udvælgelse af deltagende leverandører
- Dine egne definitioner af mødepakker til dit udbud
- Hvis ønsket, definerer du selv kontraktvilkår og annulleringsregler
- Gennemførelse af første budrunde
- Analyse af indkomne bud og valg af deltagere til følgende runde(r)
- Gennemførelse af anden/følgende budrunde
- Gennemfør på auktionslignende vilkår - eller sæt individuelle mål for budgiverne
- Dialog med leverandører undervejs
- Q&A-facilitet
- Hvis ønsket, kan leverandører angive alternative annulleringsvilkår
Systemet understøtter flere forskellige udbudsstrategier og selvfølgelig kan vi tilbyde at lave dine udbud for dig - eller vi kan uploade dine eksisterende leverandøraftaler for dig. Hvis du overlader det til os at gennemføre alt det praktiske i forbindelse med dine udbud, kan du regne med at din egen indsats begrænses til
- Udvælgelse af leverandører til deltagelse / godkendelse af vores forslag
- Klargøring af udbudsstrategi og stillingtagen til ønskede generelle aftalevilkår
- Vurdering af indkomne tilbud / evt. udvælgelse til næste budrunde
- Forhandling af 2. runde-tilbud / evt. overlade dette til os
- Endeligt valg af leverandører med hvilke, der ønskes aftale
For et mellemstort udbud, kan du regne med at din egen indsats begrænses til 10-20 timer, måske mindre. Resten klarer vi for dig.
